方 巍
城市规划是规划行政主管部门依据《城乡规划法》对建设用地和建设工程实行统一规划管理的工作。为确保城市规划的实施就必须依法审批，以存档的形式记录下的规划审批资料就是规划档案。目前，规划档案的管理是由规划行政主管部门形成并移交档案，由档案部门负责保管和提供服务，管理方式是围绕“一书两证”成套保存。
在社会经济全面发展的形势下，一个建设项目在其完整的生命周期中会不断发生属性的变化，例如建设用地的用地性质、位置和界限的变更，建设工程的扩建、改建、翻建、项目产权变更等。这些变化客观上要求规划部门不断变更原有的审批结果。审批档案记录的内容也要随之改变，要反映审批结果的最新状况，提供及时、有效的档案服务。因此现有的档案管理体制存在一些问题。一是档案整编工作量大。当原有审批结果变更后，不仅档案有频繁“并入”和“撤销”，与之相关的各种登记、目录、备考等信息都要做出相应调整。二是缺乏有效控制档案完整、准确的措施。当前档案部门的工作是以被动接收档案为开端的，缺乏对文件形成过程的监督和控制，这也就导致了档案质量缺乏保障。三是审批档案分散管理，难以提供高效服务。在规划编制、公文流转和审批环节中还有一些文件例如会议纪要、投资项目建议书、可行性研究报告、设计文件等，它们和审批业务关系密切，是审批的依据性文件。由于档案类别的划分，这部分以公文形式存在的文件被作为机关文书或其他类别的档案，与审批档案实行分别管理，习惯上由经办人负责保存，遗失比较严重，没有与项目之间形成关联。这种分散管理导致档案调阅时必须从不同来源查询信息，难以得到“一站式”的高效服务。
解决当前审批档案管理中存在的问题，应建立动态跟踪机制，要从前端控制和过程控制入手，同时要充分发挥现代信息技术，推进电子政务的发展。
实行前端控制，确保审批档案的完整和准确。档案接收是档案管理的源头，因此，档案管理部门必须进行前端控制，如制定科学的归档制度，统一数据格式，将档案管理的要求纳入规划审批过程，在文件形成的同时采集档案管理所需数据。前端控制可以把保障档案准确、完整的措施附加在档案形成过程。它是把分散在各个业务环节的、带有一定重复性的工作提前实施，以减少重复工作和滞后工作，最大限度提高工作效率。同时在办公自动化的基础上，利用业务管理和档案管理有序连接，减少传统档案整理、录入环节，实现档案的自动生成。更保证了档案从源头的规范，节约人力物力，提高管理水平。实际上，前端控制的实行并不仅仅是技术层面的问题，更重要的是只有在审批业务部门和档案管理部门之间加强沟通，这样才能实现动态管理。
运用现代信息技术，将对结果的控制延伸到过程控制。如果以计算机技术为依托，不再以案卷内容的添加和删减来反映一个项目规划审批的变更，而是完全利用计算机来实现一个项目规划审批信息的动态关联。那么就能够对审批进行动态跟踪。例如在规划审批过程中，大多数项目在申请立项时首先要进入收件窗口。如果接收报件时制作生成条形码，并赋予一定的信息，这样既能记录档案内容的历史联系，又能对项目审批过程进行动态跟踪。条形码包含的项目信息必须有：1.着眼于建设项目的全程管理，项目不同规划审批过程的信息； 2.反映项目内容交叉或包含、撤销等关系的信息，如工程分期建设、规划设计变更、名称变更等；3.与其他类别相关档案的关联信息。在建立审批档案信息关联的过程中，将分散在办文和公文管理中的审批信息都包含其中，这样就真正实现了全部审批档案的完整揭示和便捷利用。
（作者单位：信阳市城乡规划管理局）
