信阳市地方海事局档案室具有档案管理二级合格证，现有海事业务档案13767份，机关文书档案686卷2314件，财会档案545册。海事业务档案包括船舶登记档案、船舶检验档案和船员技术档案，这些档案是在海事业务工作过程中形成的重要资料。业务档案应真实地反映每艘船舶的基本情况，每个船员的水上资历，保证其真实性、完整性和可追溯性。
一、领导重视是关键
市海事局领导高度重视档案管理工作，紧紧围绕“海事发展、提高服务”的主题，坚持“统一领导、分级管理”的原则，以规范档案管理为重点，以档案内容基本完整、设施基本适用为目标，把档案管理纳入重要的议事日程。针对过去业务档案分散管理、随意调阅、无人监管的混乱局面，2005年，市海事局开展了业务档案专项治理活动，多措并举，强力推进业务档案管理规范化。成立了档案管理领导小组，配备了专职档案管理人员，并针对档案内容不完整的问题，专门组织人员查找补充材料，本着实事求是的原则进行立卷归档，实现了业务档案统一管理。投资数万元配备了50平方米的专用档案室及9列多功能专用密集架，配齐了计算机、复印机、扫描仪、装订机等设备。严格按照国家海事局业务档案管理规定，对船舶、船员以一船一档、一人一档的方式按等级、驾驶、轮机专业分别建立业务档案登记台账。考试档案按考试年份和期数分期装袋收存;台账按年份分类装订保管。归档的档案按《交通部海事科学技术档案分类编号实施细则》立卷，实行大类、属类、小类分级管理，并结合实际，利用纸质台账和计算机两套检索工具，分类立卷，迅速、准确地查找档案。编写业务档案的归档范围和保管期限，完善了档案借阅台账、转出台账及销毁台账。市海事局领导的高度重视为市海事局档案管理逐步进入现代化、规范化、科学化的轨道提供了强有力的支持。
二、严格档案移交程序是重点
业务科室档案移交档案室时，必须严明交接程序，为此，我们设计了交接清单和交接表格。档案员在接收档案时，逐卷清点，认真核对档案内容，做到“五看”:一看科室负责人和分管局长是否签字;二看每份档案是否有卷内文件目录，装订是否整齐;三看申请表的三级签字是否完整;四看档案内容、发证记录是否填写完整;五看下级材料是否合并。符合要求的档案按程序接收后，档案员统一编写档案的全宗号、目录号和案卷号，进入微机管理。程序化移交不仅保证了业务档案管理相互制约，责任明晰，档案内容真实完整，而且也为档案员履行职责，提供档案的真实信息，做好服务工作提供了良好的内、外部环境。
三、强化档案制度建设和安全管理是保障
为强化档案制度建设和档案安全管理，市海事局制订了《档案管理制度》、《统计制度》、《借阅制度》、《销毁制度》等一系列制度，明确规定业务档案整理后应立即移交档案室，任何科室、任何人不得积压、私存、私转档案，做到归档及时。凡来档案室查阅、复印资料者，应填写“档案资料复印审批单”，外单位借阅需正式介绍信，经主管领导批准后方可查阅;凡摘抄、复印的档案资料，必须经校阅登记后，方可带走，在充分发挥档案利用价值的同时，严格按档案管理制度办事。
为加强档案安全管理，市海事局坚持“以防为主、防治结合、加强重点、兼顾一般、立足长远、保证当前”的方针，档案室配备了防盗门窗和消防器材，坚持每天库房检查制度，认真落实防火、防盗、防虫、防尘等“十防”措施，防止档案损坏，延长档案寿命，确保档案安全。综合档案室的档案基本做到了组卷编目规范，排架合理整齐，档案的收集整理、安全管理工作达到较高水平，2006年至2008年市海事局连续三年被市交通局评为档案管理“先进单位”。
(作者单位:信阳市地方海事局)
